22/8 2011 publiserte Riksarkivet godkjenningen av en ny arkivkjerne. En stor nyhet, hvertfall for oss få som befatter oss med slikt. Stor i den forstand at en av de ledende fagsystemleverandørene til kommunal sektor nå tilbyr et elektronisk alternativ til papir for langtidsbevaring. Stor fordi den utnytter i fult monn intensjonen og fleksibiliteten i Noark 5 standarden. Stor fordi den rokker grunnleggende med vår oppfatning av hva et elektronisk arkivsystem er eller skal være.
Et arkiv har som hensikt å bevare dokumentasjon (arkivdokumenter) for ettertiden i en form som gjør at de kan fungere som støtte for forretningsprosesser og kunne brukes som bevis. Dette betyr at:
–autentiske og pålitelige arkivdokumenter som dokumenterer virksomhetens aktiviteter blir skapt.
–integriteten og anvendeligheten til arkivdokumentene som skal bevares blir vedlikeholdt.
Å ivareta dette i en verden hvor dokumenter er blitt elektronisk er hele intensjonen og rasjonale bak at vi har en Noark standard.
Med Noark 4 og elektronisk arkivering ble arkivet plutselig en del av alles hverdag. En måtte som saksbehandler forholde seg til et saksbehandlingssystem som var bygget av og for arkivarer. Sak/arkiv systemet var født.
Imidlertid finnes det saksbehandlere som aldri har forholdt seg til sak/arkiv. Mange av disse er Vismakunder. Visma og de andre fagsystemleverandørene har laget fagsystemer som har som mål å tilby god tilpasset saksbehandlingsstøtte, punktum. Selv om mye av dokumentasjonen i disse systemene hele tiden åpenbart har vært både journalpliktig og arkivverdig har en ikke evnet, verken på kundesiden hos leverandøren å ta tak i dette. Det har tross alt ikke vært mulig å lage godkjente elektronisk arkivsystemer for disse dokumentene. Før vi fikk Noark 5.
Som først standardsystemleverandør har Visma har lest Noark 5 standarden, utnyttet mulighetene, og har gjennom sin tilnærming etablert følgende premisser:
- Grensesnittene, funksjonaliteten i fagsystemet skal kun utformes med primær brukergruppe for øye. Det at dokumentene skal arkiveres elektronisk påvirker ikke hvordan en skal saksbehandle.
- Arkivdanningen skjer som en automatisert, teknisk øvelse gjennom saksbehandlingsprosesser i fagsystemet.
- Dagligarkivet er ikke et arkiv, men fagsystemets dokumentlager.
- Arkivet har blitt en ren depottjeneste.
Ikke på noe tidspunkt i arkivdanningen er arkivet involvert i saksprosessene. Journalføring (hvis den skjer), arkivdanning og saksbehandling skjer i fagavdelingen og under ledelse av fagansvarlige her. Arkivet er blitt en ren forvalter av historiske arkiver og en overordnet premissgiver for arkivdanningen. Borte er de daglige oppgavene som postmottak, journalfører, saksfordeler og restansepurrer.
Kanskje kan arkivet nå få tid til å ta ansvar for all arkivdanning i virksomheten? Kanskje kan også de andre saksbehandlerne få egne, tilpassede fagsystemer tilpasset sine prosesser og sin virksomhet uten at de må forholde seg til arkivsystemer?
Riksarkivet har sagt det er greit for dem, så da synes jeg vi andre får takke og bukke og gripe muligheten begjærlig. Eller…?
