Hvordan skal vi organisere dokumenter slik at vi kan finne dem igjen? Jo, legge dem på et sted slik at vi vet hvor de er, eller kan lete oss fram til dem når vi trenger dem selvsagt. For papirdokumenter er slike steder mapper og permer i skuffer og skap. Dette vet vi.
PC og MAC har lært oss at dokumenter i mapper fortsatt er måten å gjør det på, selv om dokumentene nå er elektroniske. Internett lærer oss hver dag at det ikke er det.
På internett vil vi ikke ha mapper. Startsiden har prøvd. Yahoo prøvde også. Vi vil ikke ha det. Vi vil heller søke oss frem til det vi har bruk for. Vi vil “Google” det. Hvorfor ikke gjøre det samme med det vi selv produserer og lagrer på jobben hver dag?
Et av problemene med mapper er at noen ganger ønsker vi å legge et dokument i flere mapper. Dette kan gjøre det vanskelig å finne dem igjen. Hvilken mappe var det jeg endte opp med å legge dokumentet i? Dessuten ligger det samme dokumentet ofte i mange mapper. Hvertfall på fellesområdet hvor vi er flere som skal lagre dokumentene våre.
Det finnes imidlertid både dumme mapper og smarte mapper. De dumme mappene er de vi har vent oss til å bruke og de jeg har beskrevet over. Med smarte mapper kan vi legge på merkelapper på dem som blir en del av dokumentene, og det kule med merkelapper er at de kan gjøres søkbare. Da kan vi plutselig legge dokumenter i mapper og få automatisk tilført dem en masse merkelapper, som vi kan bruke å søke frem dokumentene senere! Da trenger vi ikke lenger å huske på hvor vi legger dokumentene. Vi vet vi kan søke dem frem når de trengs. Er vi skikkelig smarte sørger vi for at dokumentene får merkelapper som har en regel knyttet til seg også, slikt som hvem som kan se dem og når de kan slettes.
Sliter du med å navngi mappene sier du? Vanskelig å finne ut hva de skal hete og hvilken mappestruktur du skal bruke? Er du usikker på hva slags merkelapper som kan være lurt å ha i tillegg til navnet på mappen? Hva med dato, forfatter og slikt? Hvem som har sendt det er fint på brev for eksempel. Noen flere? Det som er skikkelig stas er at det finnes noen som har plukket ut de merkelappene det kan være fint å ha. De er samlet i det som kalles for metadatastandarder. Dublin Core heter en av de mest kjente standardene. Den er laget av arkivarer og bibliotekarer som vet hva som er lurt når en skal organisere informasjon.
De fleste av merkelappene kan datamaskinene våre plukke opp automatisk, men andre er det bedre at vi fortsatt setter på selv. Da kan det være lurt å lage noen lister med begreper å velge fra. En slik liste gjør at det blir færre skrivefeil og liten mulighet for rot. Slike lister med begreper kalles i informasjonsfaget for taksonomier, og eksempler her kan være organisasjonskartet vårt, en prosjektkategorisering, eller en kontoplan. Hvis vi er veldig flinke til og velge ut og strukturere begrepene innenfor en slik taksonomi kan den kalles et klassifikasjonssystem. Får vi til å lage og bruke slike klassifikasjonssytemer har vi skikkelig kraftige verktøy i arbeidet vårt med å strukturere dokumentene.
Det morsomme er at dette kan alle få til i praksis nå som snart alle har kjøpt SharePoint eller en annen slik “ECM- løsning”. Den største utfordringen er oss selv. Vi må skjønne at det er lurt, og vi må i fellesskap bli enige om noen felles kjøreregler. Hva slags begrepslister og merkelapper har vi bruk for? Hvilke dokumenter som skal ha hvilke merkelapper? Det er her jobben ligger, men den er verd det. Jeg lover.
