Å arkivere betyr kort å godt å:
skape og ivareta dokumenters
kontektst, innhold og struktur,
slik at de er
ekte, pålitelige, uforandrede og brukbare dokumentasjonskilder
gjennom teknologiskifter
Dermed kan de tjene som støtte for forretningsprosesser og kunne benyttes som bevis (og historisk materiale om samtiden).
En virksomhets begrunnelse for å arkivere er bestemt av eget behov for, eller lovpålagte krav om å skape arkiver. Hvor mye som skal arkiveres er avhengig av bransje og forretningsområde. Et advokatkontor eller en entrepenør trenger f.eks. langt mer enn en selskaper som driver med generelle rådgivningstjenester innen IT eller forretningsdrift.
Behovet for langtidsbevaring (gjennom teknologiskifter) og behovet for beskyttelse av innhold og omkringliggende opplysninger kan sies å være unikt for arkivmateriale. Generelt er nok ikke mengden dokumentasjon som trenger slik beskyttelse veldig stor sett i forhold til den totale informasjonsmengden som produseres. Hovedutfordringen er de store mengdene elektroniske dokumenter ligger i dag lagret på ymse steder og på ulike måter utenfor det som virksomheten har kontroll over.
Dokumentenes egenskaper knyttet til kontekst og ordning utgjør essensen i god dokumentforvaltning, uansett om dokumentene da har status som arkivmateriale eller ikke. Alle har opplevd utfordringer med private informasjonlagre (ofte kalt arkiver) som blir verdiløse fordi folk som har sluttet. Problemet er at dokumentene mangler kontekstinformasjon (hvem, når, hvorfor) og de mangler en ordning som andre folk kan forstå. Begge disse tingene sitter i de ansattes egne hoder.
Gjennom å trekke på virkemidler fra arkivfaget kan dette angripes på en mer helhetlig måte. Vi kan innføre IT-verktøy som forvalter dokumenter (content) og kontekstinformasjon (metadata). Vi kan anskaffe hjelpemidler for å legge dokumentene inn i informasjonslageret vårt (dokumentfangst) og vi kan ha effektive søkeverktøy for å finne dem igjen. Kanskje vil vi også sette regler administrative regler for forvaltningen av dem (retention and disposition), slik at vi slipper å fylle på med lagringsplass etterhvert som dokumentmengden øker over tid.
Budskapet er at det er mye arkivfaget kan lære en virksomhet om forvaltningen av dokumenter, uansett om de da har et arkiveringsbehov eller ikke. Ta nytte av denne kunnskapen i ditt DM/RM/ECM/Sharepoint prosjekt. Det er en investering du ikke vil angre på.
